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Published on juin 27th, 2020 | by admin

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5 astuces pour bien gérer sa note de frais

La comptabilité est très fondamentale aussi bien pour les opérations à long terme que pour les besoins quotidiens d’une société et de ses salariés. Si ces derniers elle n’est pas mise à contribution pour les voyages dans le cadre de négociations des marchés, ce serait pour des réunions ou conférences. Et le plus souvent, ces dépenses engagées entraînent des conflits entre les chefs d’entreprise et leurs collaborateurs. Il devient alors impératif de trouver un moyen pour garder un œil avisé sur les mouvements de la comptabilité d’une entreprise. Nous espérons alors que nos 5 astuces suivantes vous aideront à accomplir cette mission de surveillance à travers une meilleure gestion des notes de frais de votre entreprise.

Rendre automatique le mécanisme de gestion des notes de frais de votre entreprise

Qu’il s’agisse de multinationales ou de PME, la trésorerie occupe une place de choix dans le fonctionnement d’une entreprise. Plus sa gestion est meilleure, mieux se porte une entreprise. C’est une raison suffisante pour envisager l’automatisation de la gestion des notes de frais d’une société. Nous ne sommes plus à l’ère du dépouillement et de vérification manuelle des factures. À cette époque où tout va très vite, cette pratique occasionnerait encore plus de problèmes pouvant envenimer le bon fonctionnement d’une entreprise.

Les notes de frais peuvent s’entasser plus vite, surtout lorsque le nombre d’employés est considérable. On peut aussi enregistrer des pertes de pièces justificatives des dépenses légitimement engagées et dont le rejet crée souvent des frustrations chez les employés concernés. Pour résoudre cette problématique, des logiciels de gestion des notes de frais ont été développés, dont l’un des meilleurs du moment reste N2F. Cette application est une solution utilisée par plus de 5000 entreprises dans le monde entier pour simplifier la saisie des frais professionnels ainsi que la gestion des notes de frais. N2F a l’avantage de fonctionner aussi bien en ligne qu’en mode déconnecté grâce à l’application pour smartphone.

Aller au-delà d’un système déclaratif

La mise en place d’un logiciel de trésorerie est donc une solution envisageable pour :

  • surveiller les différentes phases de dépenses en fixant les limites de plafond ;
  • détecter les tentatives de fraude ;
  • favoriser la centralisation rapide des factures.

Cependant, cela est parfois inefficace. Il faut donc sortir du système déclaratif et opter pour un mécanisme d’approche participative. Autrement dit, il faut un système pouvant permettre aux données financières de remonter immédiatement à un logiciel quand les employés utilisent par exemple leur carte bancaire professionnelle. Cela permet de mieux améliorer vos voyages d’affaires.

Instaurer une procédure officielle

Il s’agit ici de former le personnel de votre entreprise après la mise en place du système d’automatisation de gestion de note de frais. Il faut une feuille de route permettant aux collaborateurs de se familiariser avec les diverses étapes d’engagement de dépenses dans le cadre de mission professionnelle. Les règles appliquées doivent être expliquées point par point ; le plafond de dépenses à ne pas dépasser et les frais non éligibles doivent être fixés.

Prévenir ou anticiper sur les cas de fraudes

Il n’est pas rare de trouver des employés malveillants dans une société qui profitent des failles de comptabilité pour installer leur machine de fraude. Pour éviter que les règles instaurées ne soient contournées, la communication autour des mauvaises pratiques est une excellente idée. Mais, il est aussi bon de paramétrer votre logiciel de gestion des notes de frais. Basez-vous sur certaines ingéniosités des employés (déguisement des repas, augmentation anarchique de nombre de kilomètres…). Cela permet de détecter les tentatives d’abus.

Effectuer régulièrement l’audit de votre dispositif de gestion des notes de frais

L’automatisation des mouvements comptables est source de transparence et de simplification des tâches financières au sein d’une entreprise. Elle permet de mieux se concentrer sur ses activités pour plus de productivité ou de rentabilité. Toutefois, cela ne devrait pas être une raison pour se passer des audits fréquents. Ceci est indispensable pour contrôler également les autres indicateurs de bon fonctionnement d’une entreprise et d’identifier les failles du logiciel installé.


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